Pasākuma video uzņēmumam: ko saskaņot pirms filmēšanas

Konference beigusies, video gatavs, mārketings to jau ir ielicis LinkedIn. Pēc divām nedēļām pienāk vēstule no cilvēka, kurš prasa sevi izgriezt. Vai no mūzikas autoru organizācijas. Vai no telpu īpašnieka, kurš neatļāva filmēt.

Pasākuma video uzņēmumam ir viens no retajiem video veidiem, kur juridiskā daļa jāsakārto pirms filmēšanas, nevis pēc tās. Ieraksts ir vienreizējs: ja atļauja nav saņemta uz vietas, to nevar saņemt ar atpakaļejošu datumu, un vienīgais risinājums ir pārmontēt vai neizmantot materiālu vispār.

Šis ir saraksts ar to, kas jāsaskaņo, ar ko un cik ilgi pirms. Visi fakti ir no pirmavotiem: Datu valsts inspekcijas skaidrojumiem, Autortiesību likuma, AKKA/LAA licencēšanas noteikumiem, Civilās aviācijas aģentūras vadlīnijām un Publisku izklaides un svētku pasākumu drošības likuma.

Deviņi saskaņojumi vienā tabulā

Tālāk katrs punkts atsevišķi — ar to, kas tieši jāizdara, un ar atsauci uz avotu, kas to prasa.

1. Personas dati: uzņēmums ir pārzinis, producents ir apstrādātājs

Filmēšana pasākumā ir personas datu apstrāde. Tas nav strīdīgs jautājums: Datu valsts inspekcija to konstatē tieši un no tā izriet viss pārējais.

Svarīgākā lieta, ko uzņēmumi saprot nepareizi, ir lomu sadalījums. Pārzinis ir uzņēmums, kas pasākumu rīko un video pasūta. Video producents ir apstrādātājs — viņš apstrādā datus uzņēmuma uzdevumā. Tas nozīmē, ka atbildība par informēšanu, tiesisko pamatu un iebildumu izskatīšanu paliek uzņēmumam, pat ja kameru tur cits.

Tiesiskais pamats: leģitīmās intereses, nevis piekrišana

Datu valsts inspekcija pasākumu organizatoriem iesaka balstīt apstrādi uz pārziņa leģitīmajām interesēm (VDAR 6. panta 1. punkta f apakšpunkts), nevis uz piekrišanu — piekrišanas iegūšana no visiem apmeklētājiem ir nepraktiska. Valsts un pašvaldību iestādes, kā arī nevalstiskās organizācijas var izmantot arī sabiedrības intereses (6. panta 1. punkta e apakšpunkts).

Leģitīmās intereses nav tukša atzīme. DVI prasa interešu līdzsvarošanu: jāizvērtē savs ieguvums (pasākuma dokumentēšana un popularizēšana) pret apmeklētāju privātumu. Ja ieguvums pārsver aizskārumu, apstrāde ir atļauta. Šo izvērtējumu ir vērts uzrakstīt uz vienas lapas un glabāt — tieši to prasīs, ja būs sūdzība.

Ko DVI nepārprotami aizliedz

Datu valsts inspekcijas skaidrojumā pasākumu organizatoriem ir trīs lietas, no kā jāizvairās:

• Pieņemt, ka biļetes iegāde nozīmē piekrišanu filmēšanai.
• Lietot uzrakstu “Apmeklējot pasākumu, piekrītu fotogrāfiju un video uzņemšanai” uz zīmēm vai biļetēm.
• Ignorēt apmeklētāja lūgumu dzēst attēlu.

Pirmie divi punkti ir tieši tas, ko Latvijā redz visbiežāk. Tie nestrādā, jo piekrišanai VDAR izpratnē jābūt brīvi sniegtai — cilvēks, kurš jau ir samaksājis par biļeti, nevar to nedot.

Informēšana: ko, kad un kur pateikt

DVI prasa informēt apmeklētājus pirms pasākuma vai tā laikā, pirms sākas filmēšana, atbilstoši VDAR 13. pantam. Paziņojumā jābūt:

Praktiski tas nozīmē trīs vietas: rindkopu reģistrācijas e-pastā, informatīvo zīmi pie ieejas un vienu teikumu no skatuves pasākuma sākumā. DVI atsevišķi uzsver, ka informatīvās zīmes ir jāizvieto norises vietā.

Līgums ar video producentu — VDAR 28. pants

Datu valsts inspekcija norāda: ja pasākumā strādā nolīgti fotogrāfi vai kompānijas, ar tiem ir nepieciešams līgums atbilstoši VDAR 28. pantam. Tas nav tas pats, kas pakalpojuma līgums par filmēšanu, un praksē Latvijā tas visbiežāk vienkārši nav noslēgts.

Ko šādā līgumā vai tā pielikumā vajag:

Pēdējais punkts ir tas, kas atmaksājas visvairāk. Ja pēc pusgada kāds prasa sevi izgriezt, bet izejmateriāls jau ir dzēsts vai producents vairs neatbild, uzņēmums paliek ar problēmu viens pats. Par to, ko vēl ielikt līgumā ar producentu, sīkāk rakstīts rakstā par video producenta izvēli.

Ja kāds prasa sevi izgriezt

Apmeklētājam ir tiesības iebilst pret apstrādi un lūgt materiālu dzēst. Organizatoram jāizvērtē iebildums, ņemot vērā interešu līdzsvarošanu, un jāinformē par pieņemto lēmumu ne vēlāk kā mēneša laikā — arī tad, ja lēmums ir atteikums, tad ar pamatojumu.

Atteikums pats par sevi nav pārkāpums. Pārkāpums ir klusēšana. Tāpēc iebildumu procedūra ir jāizveido iepriekš: viena e-pasta adrese, viens atbildīgais cilvēks, viens veidnes teksts.

Piebilde, kas bieži tiek sajaukta: DVI atsevišķi skaidro, ka cilvēks publiskā vietā, kurš sauc “tūlīt izdzēs”, ar to vien vēl nerada juridisku pienākumu — un ka privātai, personiskai fotografēšanai VDAR vispār neattiecas. Tas ir taisnība, bet uz uzņēmuma pasākuma video tas neattiecas: komerciāla publicēšana nekad neietilpst personiskās lietošanas izņēmumā.

2. Kad tomēr vajag piekrišanu

Leģitīmās intereses sedz vispārējos plānus no pasākuma. Tās nesedz visu.

Bērni

DVI skaidrojums par izlaidumiem ir nepārprotams: lai publicētu nepilngadīgo attēlus, vajag vecāku jeb bērnu likumisko pārstāvju piekrišanu, jo “līdz pilngadības sasniegšanai bērns ir vecāku aizgādībā”. Piekrišanai jābūt “brīvi sniegtai, konkrētai, apzinātai un viennozīmīgai”, un jānodrošina iespēja to jebkurā brīdī atsaukt — pēc atsaukšanas attēls jāizņem no publiskās vides.

Praktiski: ja uzņēmuma Ziemassvētku pasākumā vai ģimenes dienā ir darbinieku bērni, vajag atsevišķu piekrišanas veidlapu, nevis kopīgo zīmi pie ieejas.

Tuvplāni un galvenais objekts kadrā

Vispārējs plāns ar zāli un tuvplāns, kurā viens cilvēks ir kadra galvenais objekts, nav viens un tas pats. Jo konkrētāk cilvēks ir identificējams un jo vairāk video ir “par viņu”, jo vājāk strādā leģitīmo interešu arguments. Intervijām, atsauksmēm un runājošo galvu kadriem vienmēr ņemiet atsevišķu rakstisku piekrišanu — tur tas ir viegli izdarāms un maksā vienu minūti.

Konteksti, kas atklāj vairāk nekā seju

Ja kadrā redzams cilvēks pie veselības punkta, reliģiskā pasākuma daļā vai arodbiedrības stendā, attēls var atklāt īpašu kategoriju datus. Šādus kadrus vienkāršāk neizmantot vispār.

3. Mūzika: divas pilnīgi dažādas atļaujas

Šeit rodas visbiežākā dārgā kļūda. Uzņēmums nokārto mūzikas licenci pasākumam un uzskata, ka jautājums ir slēgts. Tas nav tā. Atļauja atskaņot mūziku pasākumā un atļauja to ielikt video ir divas dažādas licences.

AKKA/LAA to formulē tieši: reproducēšanas licence “ir pietiekama tikai darbu pārrakstīšanai, šī licence nedod tiesības darbus publiski izpildīt”. Un publiskā izpildījuma licenci ņem pasākuma rīkotājs, nevis DJ — izņemot gadījumus, kad DJ pats ir pasākuma rīkotājs.

Publisks izpildījums Autortiesību likuma 1. panta izpratnē ir izmantojums, “kas paredzēts vairākiem ar izmantojuma veicēju vai savstarpēji personīgi nesaistītiem sabiedrības locekļiem”. Uzņēmuma pasākums ar klientiem, partneriem vai lielu darbinieku skaitu šai definīcijai atbilst.

AKKA/LAA licencē arī pasākumu ierakstus: pieteikumos organizatoram jāiesniedz programmas paziņojuma paraugs, informācija par pasākumiem un izpildīto darbu saraksts jeb atskaite. Cena, kā organizācija pati norāda, “tiek piemērota atkarībā no darbu izmantošanas veida, pasākuma specifikas un autoru darbu izmantotāja komerciālajiem mērķiem” — vienotas cenu lapas nav, tāpēc jautāt vajag iepriekš, nevis pēc montāžas.

Blakus autoriem ir fonogrammu producentu tiesības, ko Latvijā administrē LaIPA. Ja pasākumā atskaņo ierakstus, nevis dzīvo mūziku, tā ir atsevišķa saruna.

Vienkāršākais risinājums

Praksē lielākā daļa uzņēmumu video ar skatuves mūziku vispār netiek publicēti tieši tāpēc, ka sinhronizācijas licence nav nokārtota. Vienkāršākais ceļš ir cits: gatavajā video lietot licencētu bibliotēkas mūziku, bet oriģinālo skaņu no zāles atstāt tikai kā fona atmosfēru zem runas. Kas tieši sedz katru bibliotēkas plānu un kāpēc sociālo tīklu licence nesedz klienta darbu, sīki aprakstīts rakstā par mūzikas licencēm uzņēmuma video.

4. Uzstāšanās filmēšana: izpildītājam ir savas tiesības

Ja pasākumā uzstājas grupa, dejotāji, aktieri vai cirka mākslinieki, ar autoru atļauju vien nepietiek. Autortiesību likums izpildītājam dod atsevišķas blakustiesības.

Likuma 48. panta trešā daļa dod izpildītājam izņēmuma tiesības attiecībā uz “iepriekš nefiksēta izpildījuma fiksēšanu”, kā arī uz fiksēta izpildījuma reproducēšanu, izplatīšanu un publiskošanu. Fiksācija 1. panta izpratnē ir “skaņas vai attēla iemiesojums materializētā formā, kas dod iespēju to publiskot, uztvert vai reproducēt” — tas ir tieši tas, ko dara kamera.

Izpildītājs likumā ir “aktieris, dziedātājs, mūziķis, dejotājs vai cita persona, kura atveido lomu, lasa, dzied, atskaņo vai kādā citādā veidā izpilda literāru vai mākslas darbu vai folkloras sacerējumu, sniedz estrādes, cirka vai leļļu priekšnesumu”.

Praktiskais secinājums: atļauju filmēt un publicēt uzstāšanos vajag ierakstīt līgumā ar pašu māksliniekiem, nevis pieņemt, ka honorārs par uzstāšanos to automātiski sedz. Turklāt 48. pants dod izpildītājam arī tiesības prasīt, lai viņš tiek identificēts kā izpildītājs, un iebilst pret izpildījuma sagrozīšanu — tātad titros vārds ir jāliek, un agresīva montāža var būt problēma.

Ar pieaicinātu lektoru vērts saskaņot arī to, kurus fragmentus drīkst publicēt atsevišķi. Konferences ieraksts, no kura taisa piecus īsos klipus sociālajiem tīkliem, ir cita izmantošana nekā pilna ieraksta ievietošana iekšējā portālā.

5. Vieta un fons: viens punkts, ko Latvijā gandrīz visi palaiž garām

Filmēšana privātā teritorijā — viesnīcā, konferenču centrā, restorānā, muzejā, biroju ēkas vestibilā — prasa vietas īpašnieka vai apsaimniekotāja atļauju. To parasti risina vienlaikus ar telpu rezervāciju, un tas ir vienkāršākais punkts visā sarakstā. Svarīgi tikai, lai atļauja būtu rakstiska un aptvertu arī publicēšanu, ne tikai filmēšanu: daudzas vietas neiebilst pret ierakstu, bet grib saskaņot, kur tas parādīsies.

Arhitektūra un māksla kadrā

Šis ir tas punkts, par kuru Latvijā raksta ļoti reti. Autortiesību likuma 25. pants atļauj izmantot “publiskās vietās pastāvīgi izstādīta arhitektūras, fotogrāfijas, vizuālās mākslas, dizaina, kā arī lietišķās mākslas darba attēlojumu”, bet tikai “personiskai lietošanai, informācijā ziņu raidījumos vai aktuālo notikumu apskatos vai ietvert darbos nekomerciālā nolūkā”.

Un tad nāk otrā daļa, kas visu izšķir: šis izņēmums “neattiecas uz gadījumiem, kad darba attēlojums ir objekts tālākai darba atkārtošanai, raidorganizācijām raidīšanai vai darba attēlu izmantošanai komerciālos nolūkos“.

Citiem vārdiem, Latvijā panorāmas brīvība komerciālam izmantojumam neeksistē. Uzņēmuma pasākuma video, kas kalpo mārketingam, ir komerciāls nolūks. Tas nozīmē:

Praksē risinājums ir vienkāršs un lēts: par to padomā filmēšanas dienā, izvēloties rakursus, nevis montāžas galā. Skatuves fons, kas pieder pasākuma rīkotājam, ir drošākais fons.

Svešu zīmolu logotipi

Partneru un sponsoru logotipi pasākuma sienā ir normāli — tie tur ir ar viņu ziņu. Problēma rodas ar zīmoliem, kas kadrā nokļūst nejauši: dzērienu skārdenes, tehnikas ražotāju uzlīmes, apģērba logotipi. Reklāmas video gadījumā tie jāizvērtē atsevišķi, jo var radīt iespaidu par sadarbību, kuras nav.

6. Drons: kadru pār pūli atvērtajā kategorijā dabūt nevar

Gandrīz katrā pasākuma video ietvarā ir rinda “gaisa kadrs pār zāli vai pūli”. Civilās aviācijas aģentūras vadlīnijas šo kadru atvērtajā kategorijā izslēdz: lidojums virs cilvēku pulcēšanās vietām ir aizliegts visās atvērtās kategorijas apakškategorijās.

Maksimālais augstums visām apakškategorijām ir 120 metri no zemes vai ūdens virsmas.

Ko tad var? Gaisa kadru pār tukšu norises vietu pirms viesu ierašanās, kadru no sāniem ar pasākumu plašākā ainavā, vai gaisa kadru vietā izmantot augstu statīvu un garu objektīvu. Ja gaisa kadrs pār cilvēkiem ir obligāts, tas nozīmē specifiskas kategorijas atļauju un attiecīgu sagatavošanos, nevis dronu no somas.

Datu valsts inspekcija droniem pieliek otru slāni: ja ar dronu iegūtajos materiālos var atpazīt konkrētu cilvēku un materiāls tiek publiskots, tā ir personas datu apstrāde, kurai vajag tiesisko pamatu, un “cilvēki ir jāinformē par notiekošo” — praktiski ar informatīvām zīmēm filmēšanas teritorijā. Plašāk par dronu prasībām uzņēmuma video kontekstā — rakstā par drona video uzņēmumam.

7. Ja pats pasākums ir publisks

Publisku izklaides un svētku pasākumu drošības likums definē publisku pasākumu kā “fiziskās vai juridiskās personas plānotu un organizētu sabiedrībai pieejamu svētku, piemiņas, izklaides, sporta vai atpūtas pasākumu publiskā vietā” neatkarīgi no īpašuma piederības.

Tādam pasākumam iesniegums pašvaldībai jāiesniedz ne vēlāk kā 15 dienas pirms plānotā datuma, un pašvaldībai ir 10 darba dienu izskatīšanai.

Svarīgs izņēmums uzņēmumiem: likums atsevišķi nosaka, ka atļauja nav nepieciešama pasākumiem, kas notiek telpās, kā arī publiskiem sporta pasākumiem sporta bāzēs; īpaša kārtība ir motosportam. Tātad konference viesnīcas zālē vai korporatīvais vakars restorānā atļauju neprasa, bet zīmola diena pilsētas laukumā prasa.

Video producentam tas ir svarīgi divu iemeslu dēļ. Pirmkārt, atļaujas process nosaka, cik agri ir jāzina norises vieta. Otrkārt, ja filmēšana ietekmē satiksmi — kamera uz ielas, tehnika uz ietves, ierobežojumi — to kārto atsevišķi kopā ar pašvaldību, un tas prasa vēl vairāk laika.

Termiņu kalendārs

Biežākās kļūdas

• “Apmeklējot pasākumu, piekrītat filmēšanai.” Datu valsts inspekcija tieši norāda, ka tā nav derīga piekrišana. Balstieties uz leģitīmajām interesēm un izdariet līdzsvarošanu.
• Pakalpojuma līgums bez datu apstrādes daļas. VDAR 28. panta līgums ar producentu ir atsevišķa prasība.
• Pasākuma mūzikas licence tiek uzskatīta par video licenci. Tās ir dažādas atļaujas.
• Uzstāšanās filmēšana bez mākslinieka atļaujas. Izpildītājam ir izņēmuma tiesības uz iepriekš nefiksēta izpildījuma fiksēšanu.
• Gaisa kadrs pār viesiem. Atvērtajā kategorijā tas nav atļauts.
• Klusēšana uz dzēšanas pieprasījumu. Atbildēt vajag mēneša laikā arī tad, ja atbilde ir atteikums.
• Izejmateriāla dzēšana bez vienošanās. Tas padara vēlāku labojumu neiespējamu.

Ja pasākuma video tiek pēcapstrādāts ar AI rīkiem — fona aizvietošana, sejas retušēšana, balss ģenerēšana —, klāt nāk vēl viens slānis: marķēšanas pienākumi. Par to atsevišķi rakstā par AI satura marķēšanu un ES AI Aktu, bet uzņēmuma iekšējos noteikumus palīdz sakārtot AI satura politikas paraugs.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai pietiek ar vienu zīmi pie ieejas?

Zīme ir obligāta, bet ar to vien nepietiek. DVI prasa informēt pirms pasākuma vai tā laikā pirms filmēšanas sākuma, un informācijai jāaptver mērķis, pārzinis, saņēmēji un iebilduma kārtība. Praksē tas nozīmē arī rindkopu reģistrācijas e-pastā.

Vai darbiniekiem ir jāprasa piekrišana, lai viņus filmētu uzņēmuma pasākumā?

Kopējiem plāniem parasti nē — der leģitīmās intereses ar līdzsvarošanu un informēšanu. Intervijām, atsauksmēm un tuvplāniem, kur darbinieks ir kadra galvenais objekts, labāk ņemt atsevišķu rakstisku piekrišanu, un tā jāļauj atsaukt.

Vai slēgtam uzņēmuma pasākumam vajag mūzikas licenci?

Atkarīgs no tā, vai izpildījums ir publisks. Autortiesību likums publisku izpildījumu definē kā izmantojumu, kas paredzēts vairākiem ar izmantojuma veicēju vai savstarpēji personīgi nesaistītiem sabiedrības locekļiem. Pasākums ar klientiem un partneriem šai definīcijai parasti atbilst. Precīzo atbildi konkrētam pasākumam dod AKKA/LAA.

Mēs jau nomaksājām AKKA/LAA par pasākumu — vai drīkstam ielikt to mūziku video?

Nē. Publiskā izpildījuma licence sedz atskaņošanu klātesošajiem. Mūzikas savienošana ar attēlu video ir sinhronizācija, kas prasa atsevišķu atļauju.

Vai drīkstam filmēt ēku, pie kuras notiek pasākums?

Ja ēka ir autortiesību objekts un video ir komerciāls, Autortiesību likuma 25. panta izņēmums to nesedz — tas attiecas uz personisku lietošanu, ziņām un nekomerciāliem darbiem. Praktiski risinājums ir izvēlēties rakursu, kurā ēka nav kadra galvenais objekts, vai saskaņot izmantošanu.

Kurš atbild, ja pārkāpums notiek — mēs vai producents?

Personas datu jomā pārzinis ir uzņēmums, kas pasākumu rīko un video pasūta; producents ir apstrādātājs. Atbildība pret apmeklētāju paliek uzņēmumam, tāpēc VDAR 28. panta līgums nav formalitāte, bet uzņēmuma aizsardzība.

Vai varam publicēt video ar bērniem no uzņēmuma ģimenes dienas?

Tikai ar vecāku piekrišanu. DVI norāda, ka līdz pilngadībai bērns ir vecāku aizgādībā un piekrišanai jābūt brīvi sniegtai, konkrētai, apzinātai un viennozīmīgai, ar iespēju to atsaukt.

Cik ilgi glabāt neizmantoto izejmateriālu?

Likums konkrētu termiņu nenosaka, bet termiņam jābūt noteiktam un pamatotam. Praktisks risinājums ir vienoties par konkrētu periodu līgumā ar producentu un pierakstīt, kur materiāls glabājas, lai vēlāku dzēšanas pieprasījumu varētu izpildīt.

Avoti

• Datu valsts inspekcija. #DVIskaidro “Praktiski ieteikumi pasākumu organizatoriem – fotografēšana un filmēšana”
• Datu valsts inspekcija. Praktiski ieteikumi pasākumu organizatoriem – fotografēšana, filmēšana un publicēšana
• Datu valsts inspekcija. #DVIskaidro “Izlaidumu laiks – kas jāņem vērā, fotografējot vai filmējot?”
• Datu valsts inspekcija. #DVIskaidro “Drona izmantošana. Kas jāzina par personas datu apstrādi?”
• Autortiesību likums (1., 25. un 48. pants)
• Publisku izklaides un svētku pasākumu drošības likums
• AKKA/LAA. Saņemt licenci – pasākumi
• AKKA/LAA. Kad nepieciešama licence
• Civilās aviācijas aģentūra. Atvērtā kategorija

Ko darīt tālāk

Lielākā daļa no šī saraksta ir viena pēcpusdiena darba un vairākas nedēļas iepriekš. Visdārgākais variants ir atklāt trūkstošu atļauju tad, kad video jau ir samontēts.

Ja plānojat pasākuma video un gribat, lai saskaņojumi tiek sakārtoti kopā ar ražošanu, nevis pēc tās — pastāstiet par savu pasākumu šeit. Ja jau ir uzkrājies pasākumu materiāls, bet neskaidrs, ko no tā vērts publicēt, palīdz sociālo tīklu audits.

Saistītie raksti

• Mūzika uzņēmuma video: kādas licences vajag Latvijā
• Drona video uzņēmumam: noteikumi, izmaksas un kad tas atmaksājas
• Kā izvēlēties video producentu Latvijā
• Korporatīvais video: 5 formāti, kas strādā B2B
• Video cenu ceļvedis Latvijā 2026
• Video subtitri un piekļūstamība
• Satura audits 7 soļos
• Pierādāmi īsts: kāpēc “nofilmēts bez AI” kļūst par pārdošanas argumentu
• Video līgums ar producentu: ko obligāti ierakstīt
• AI UGC reklāmas: kad tās strādā un kad kaitē zīmolam